Préambule

La Fédération québécoise des sociétés de généalogie, ci-après appelée la Fédération, a notamment pour mission de promouvoir la généalogie et de reconnaître la compétence des personnes qui la pratiquent. Son conseil d’administration établit à cette fin le Bureau québécois d’attestation de compétence en généalogie, ci-après appelé le BQACG.

Le présent règlement définit la mission, l’autorité, la composition et les règles essentielles de fonctionnement du BQACG. Les règles propres aux programmes d’attestation figurent à l’Annexe 1. Les responsabilités et le cheminement administratif des candidatures figurent à l’Annexe 2.

Article 1 — Objet et mission

1.1 Objet. Le présent règlement encadre la gouvernance et le fonctionnement du BQACG ainsi que les principes communs aux programmes d’attestation.
1.2 Mission. Le BQACG établit et applique des normes d’évaluation rigoureuses afin de reconnaître les connaissances, les méthodes de travail et le niveau d’expertise des personnes candidates.
1.3 Attestations. Le BQACG délivre les attestations suivantes, dans un parcours progressif :

• Généalogiste de filiation agréé ou agréée (GFA);
• Généalogiste recherchiste agréé ou agréée (GRA);
• Maître généalogiste agréé ou agréée (MGA).

Article 2 — Autorité et responsabilités

2.1 Rattachement. Le BQACG relève du conseil d’administration de la Fédération. Le directeur ou la directrice du BQACG le représente auprès du conseil d’administration ou désigne une autre personne du Comité de direction pour le faire.

2.2 Administration des programmes. Le BQACG administre les programmes, analyse les candidatures et décide de la délivrance des attestations conformément au présent règlement et aux manuels de candidature.

2.3 Pouvoir du conseil d’administration. Le conseil d’administration approuve le présent règlement, l’Annexe 1 et toute modification qui touche les niveaux d’attestation, l’admissibilité, les seuils de réussite, les sanctions, les recours ou les pouvoirs du BQACG.

2.4 Pouvoir administratif du BQACG. Le Comité de direction peut mettre à jour les examens, les grilles, les formulaires, les manuels et les procédures de l’Annexe 2, pourvu que ces changements respectent le présent règlement et l’Annexe 1. Il en rend compte au conseil d’administration.

2.5 Interprétation. Le Comité de direction applique le règlement aux situations courantes. Toute question qui pourrait modifier la portée du règlement est soumise au conseil d’administration.

Article 3 — Composition et nomination

3.1 Instances. Le BQACG comprend un Comité de direction et un Comité de soutien.

3.2 Comité de direction. Le Comité de direction est composé de trois (3) personnes :

• un (1) directeur ou une directrice titulaire de l’attestation MGA;
• deux (2) adjoints ou adjointes titulaires de l’attestation GRA ou MGA.

3.3 Comité de soutien. Le Comité de soutien est composé de neuf (9) personnes : il regroupe les trois membres du Comité de direction et jusqu’à six collaborateurs ou collaboratrices. Tous doivent détenir une attestation du BQACG et être membres en règle d’un organisme membre de la FQSG. Dans la mesure du possible, sa composition reflète différentes régions du Québec.

3.4 Nomination. Le conseil d’administration nomme les membres du Comité de direction sur recommandation du BQACG. Le Comité de direction nomme le ou la secrétaire ainsi que les collaborateurs et collaboratrices.

3.5 Admissibilité. Chaque membre doit être membre en règle d’un organisme affilié à la Fédération et posséder l’attestation exigée pour sa fonction.

3.6 Mandat. Le mandat est de trois ans et peut être renouvelé. Les nominations sont échelonnées, lorsque possible, afin de favoriser la continuité.

3.7 Vacance. En cas de vacance au Comité de direction, le conseil d’administration nomme une personne pour terminer le mandat sur recommandation du BQACG. Le Comité de direction pourvoit les autres vacances.

3.8 Fin du mandat. Un mandat prend fin à son échéance, lors d’une démission ou lorsque la personne ne satisfait plus aux conditions d’admissibilité. L’instance qui a procédé à la nomination peut aussi y mettre fin pour un motif sérieux, après avoir permis à la personne de présenter ses observations.

Article 4 — Fonctionnement

4.1 Réunions. Le Comité de direction se réunit au besoin et au moins une fois par année. Les réunions peuvent se tenir en personne ou à distance.

4.2 Quorum. Le quorum correspond à la majorité des membres en fonction. Pour le Comité de direction, deux membres doivent être présents.

4.3 Décisions. Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité, la proposition est rejetée. Chaque décision est consignée dans un procès-verbal ou un registre.

4.4 Décisions relatives aux candidatures. Une décision sur une candidature est rendue collégialement par le Comité de direction. La personne qui a participé au tutorat ou à l’évaluation du dossier, ou qui se trouve en conflit d’intérêts, ne participe pas à la décision.
4.5 Reddition de comptes. Le BQACG présente annuellement au conseil d’administration un rapport de ses activités, incluant le nombre de candidatures, les attestations délivrées et les principales modifications administratives.

Article 5 — Confidentialité et conflits d’intérêts dans le traitement des dossiers de candidature

5.1 Confidentialité. Les candidatures, examens, portfolios, rapports, délibérations et décisions sont confidentiels. Seules les personnes autorisées y ont accès. L’identité des personnes chargées de l’évaluation n’est pas communiquée à la personne candidate.

5.2 Gestion documentaire. Les dossiers appartiennent à la Fédération. Ils sont conservés et détruits conformément aux règles de gestion documentaire et de protection des renseignements personnels de la Fédération.

5.3 Conflit d’intérêts. Toute personne qui intervient dans un dossier doit déclarer sans délai tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent et se retirer de l’analyse, de l’évaluation et de la décision.

5.4 Tutorat. Une personne qui a conseillé ou accompagné une candidature ne peut participer à son évaluation ni à la décision qui la concerne.

Article 6 — Respect du Code d’éthique du généalogiste 

6.1 Obligation. Toute personne titulaire d’une attestation délivrée par le BQACG est tenue de respecter le Code d’éthique du généalogiste adopté par la Fédération. https://www.federationgenealogie.com/code-ethique

6.2 Plainte relative au Code d’éthique du généalogiste. Toute allégation de violation du Code d’éthique du généalogiste visant une personne titulaire d’une attestation du BQACG est transmise et traitée conformément à la procédure prévue à l’article 5 Procédure et sanction du Code d’éthique du généalogiste.

6.3 Sanction touchant une attestation. Lorsqu’une décision rendue en vertu du Code d’éthique du généalogiste entraîne la suspension ou le retrait d’une attestation, cette décision est transmise au BQACG afin qu’il mette à jour ses registres et applique les mesures requises.

6.4 Distinction avec le processus de candidature. Les manquements commis pendant une candidature, notamment la tricherie, le plagiat ou la falsification, sont traités par le Comité de direction conformément au présent règlement.

Article 7 — Décisions, sanctions relatives aux candidatures et demandes de révision

7.1 Décision. Toute décision concernant une candidature ou une sanction imposée en vertu du présent article est motivée et communiquée par écrit à la personne concernée.

7.2 Manquement à l’intégrité du processus d’attestation. Si une personne candidate se rend responsable de plagiat, de tricherie, de falsification ou de tout autre manquement grave au cours du processus d’attestation, le Comité de direction du BQACG peut annuler sa candidature, son examen ou l’évaluation de son portfolio, selon l’étape concernée. Il peut également l’exclure du processus d’attestation pour une durée maximale de trois ans.
Lorsqu’un tel manquement est découvert après la délivrance de l’attestation et qu’il a pu influencer la décision, le Comité de direction peut également suspendre ou retirer l’attestation.

7.3 Droit d’être entendu. Avant d’imposer une sanction en vertu du présent article, le Comité de direction informe la personne des faits qui lui sont reprochés et lui accorde un délai raisonnable pour présenter ses observations.

7.4 Demande de révision. Une personne candidate peut demander la révision d’une décision concernant son dossier ou d’une sanction imposée en vertu du présent article si elle estime que cette décision ou cette sanction repose sur une erreur administrative ou factuelle, découle d’une irrégularité dans le processus ou a été influencée par un conflit d’intérêts.
La demande doit être présentée par écrit dans les 30 jours suivant la communication de la décision. Elle ne constitue pas une nouvelle évaluation de l’examen ou du portfolio.
La présente procédure ne s’applique pas aux décisions rendues en vertu du Code d’éthique du généalogiste.

7.5 Traitement de la demande de révision. Le Comité de direction désigne une ou plusieurs personnes qui n’ont pas participé à la décision initiale afin de vérifier la régularité du processus. La décision rendue à la suite de cette révision est finale.

Article 8 — Validité des attestations

8.1 Durée. Une attestation est délivrée sans limite de durée, sous réserve des dispositions du présent règlement concernant sa suspension ou son retrait.

8.2 Maintien des attestations délivrées. Une modification aux exigences d’un programme ne remet pas en cause les attestations déjà délivrées. Les nouvelles exigences s’appliquent uniquement aux candidatures déposées après leur entrée en vigueur.

8.3 Suspension ou retrait d’une attestation. Une attestation déjà délivrée peut être suspendue ou retirée :

• à la suite d’une décision rendue conformément au Code d’éthique du généalogiste; 
• lorsqu’il est établi qu’un manquement à l’intégrité du processus d’attestation a influencé sa délivrance, conformément à l’article 7.2 du présent Règlement.

Article 9 — Annexes modification et entrée en vigueur

9.1 Annexes. L’Annexe 1 fait partie intégrante du présent règlement. L’Annexe 2 constitue le cadre administratif de fonctionnement du BQACG.

9.2 Modification. Le conseil d’administration adopte toute modification au règlement ou à l’Annexe 1. Le Comité de direction peut modifier l’Annexe 2 dans les limites prévues à l’article 2.4.

9.3 Entrée en vigueur. Le présent règlement entre en vigueur à la date déterminée par le conseil d’administration.

1 — Parcours d’attestation

1.1 Ordre du parcours. Les attestations constituent un parcours progressif de reconnaissance des compétences et s’obtiennent dans l’ordre suivant : GFA, GRA puis MGA. Pour accéder au niveau supérieur, la personne doit détenir l’attestation du niveau précédent.

1.2 Exigences propres à chaque niveau. Les cours préalables, les compétences évaluées, le contenu du portfolio et les autres exigences propres à chaque niveau sont précisés dans les manuels de candidature approuvés par le BQACG.

2 — Étapes communes

La personne candidate doit réussir les étapes suivantes :

1. les cours préalables prévus au manuel de candidature;
2. l’examen en ligne, dont la note de passage est de 75 %;
3. le portfolio, dont la note de passage est de 80 %.

La réussite d’une étape ne confère pas, à elle seule, le droit à l’attestation.

3 — Inscription et examen

3.1 Inscription. La personne candidate transmet les documents demandés, notamment les certificats de complétion des cours préalables, et acquitte les frais applicables.

3.2 Examen. Les modalités de l’examen, les reprises, les délais et toute limite de tentatives sont indiqués dans le manuel de candidature applicable.

4 — Portfolio et évaluation

4.1 Dépôt. Après avoir réussi l’examen, la personne candidate transmet son portfolio dans le délai prévu au manuel de candidature. Le portfolio doit utiliser le gabarit prescrit et respecter les exigences de présentation.

4.2 Évaluation. Le portfolio est évalué par des personnes titulaires d’une attestation de niveau équivalent ou supérieur, au moyen de la grille d’évaluation en vigueur.

4.3 Dossier incomplet. Un dossier incomplet ou non conforme peut être retourné pour correction ou refusé, selon les règles du manuel applicable.

5 — Résultat et nouvelle candidature

5.1 Résultat. La décision est communiquée par écrit à la personne candidate.

5.2 Échec ou refus. Un dossier incomplet ou non conforme aux exigences peut être retourné à la personne candidate pour correction ou être refusé, conformément aux règles du manuel de candidature applicable.

1 — Répartition des responsabilités

1.1 Comité de direction

• veille à l’application du règlement et à la qualité des programmes;
• prépare et met à jour les examens, les grilles, les manuels et les outils;
• désigne les équipes d’évaluation et supervise le traitement des dossiers;
• analyse les recommandations et rend collégialement les décisions;
• assure la reddition de comptes au conseil d’administration.

1.2 Directeur ou directrice

• convoque et préside les réunions;
• coordonne les travaux et veille au respect des échéances;
• assure le lien avec le conseil d’administration;
• présente le rapport annuel et signe les attestations avec la présidence de la Fédération.

1.3 Adjoints ou adjointes

• secondent la direction et la remplacent au besoin;
• coordonnent les dossiers qui leur sont confiés;
• participent à la préparation des examens et des outils;
• présentent les rapports d’évaluation au Comité de direction.

1.4 Collaborateurs et collaboratrices

• contribuent aux activités et à l’amélioration des programmes;
• agissent, lorsque désignés, comme chef ou cheffe d’équipe;
• peuvent offrir du tutorat, sous réserve de la règle sur les conflits d’intérêts;
• favorisent le rayonnement du programme dans les régions.

1.5 Chef ou cheffe d’équipe

• répartit le travail entre les vérificateurs/vérificatrices et s’assure que les critères sont compris;
• supervise l’évaluation et compile les résultats;
• rédige le rapport et formule une recommandation;
• transmet le dossier complet au membre responsable du Comité de direction.

1.6 Secrétaire

• transmet les convocations et prépare les procès-verbaux;
• tient le registre des décisions et la liste des personnes attestées;
• assure le suivi des échéances et la conservation des documents officiels.

1.7 Vérificateurs ou vérificatrices

Les vérificateurs ou vérificatrices vérifient, de façon indépendante et confidentielle, la conformité des éléments du portfolio qui leur sont confiés, selon la grille d’évaluation en vigueur et les exigences applicables. Ils doivent détenir une attestation de niveau équivalent ou supérieur à celle qui est demandée.

1.8 Permanence de la Fédération

• reçoit les inscriptions et vérifie que les documents administratifs sont présents;
• ouvre les dossiers, transmet les documents et effectue les suivis;
• communique les décisions approuvées et prépare les attestations;
• classe et conserve les dossiers dans les espaces autorisés;
• transmet au Comité de direction toute question d’interprétation, demande d’exception ou contestation.

2 — Cheminement d’une candidature

Étape	Responsabilité principale
1. Réception	La permanence reçoit l’inscription, vérifie les éléments administratifs et ouvre le dossier.
2. Admissibilité	Le membre responsable confirme que les préalables sont satisfaits.
3. Examen	La permanence organise l’examen; le Comité de direction en assure la préparation, la correction et l’approbation des résultats.
4. Portfolio	Après la réussite de l’examen, la permanence reçoit le portfolio et vérifie sa conformité administrative.
5. Évaluation	Le membre responsable désigne un chef ou une cheffe d’équipe qui répartit et supervise le travail de correction selon les grilles d’évaluation en vigueur.
6. Décision	Le Comité de direction examine le rapport et rend une décision collégiale.
7. Communication	La permanence communique la décision et, en cas de réussite, prépare l’attestation.
8. Archivage	La permanence classe le dossier et applique les règles de conservation et de confidentialité de la Fédération.

 

3 — Règles administratives

3.1 Délais. Les délais propres aux examens, aux portfolios, aux reprises et au traitement des dossiers sont publiés dans les manuels de candidature ou le calendrier annuel du BQACG.

3.2 Communications. Les communications officielles avec les personnes candidates sont transmises par la permanence, à partir des décisions ou instructions approuvées par le Comité de direction.

3.3 Conservation. Les documents sont conservés uniquement dans les espaces approuvés par la Fédération. Aucun membre bénévole ne conserve une copie personnelle d’un dossier après la fin de son intervention.

3.4 Situations particulières. Toute demande d’exception, plainte, contestation, suspicion de plagiat ou atteinte à la confidentialité est transmise immédiatement à la direction du BQACG et à la direction générale de la Fédération.