(Photo : Le Centre d'Archives du Monastère des Augustines)

BAnQ définit les archives privées comme étant celles qui ne sont pas incluses dans les archives publiques. En pratique, les archives couvertes sont celles produites par les associations, les communautés religieuses, les entreprises privées…; s’y ajoutent les archives d’individus, incluant des généalogistes...

Les archives et la documentation accumulées pendant une vie ont une valeur importante, souvent méconnue de ceux qui nous entourent. Il est donc important d’organiser ses papiers personnels et de prévoir, par une clause testamentaire ou autrement, ce qu’il adviendra d’eux au décès. Des membres de la famille, des centres d’archives ou des sociétés de généalogie pourraient être intéressés à les recevoir et à les mettre en valeur. Les papiers de famille constituent des témoignages pour l’éternité et la documentation recueillie pour des fins de recherche peut servir à d’autres et leur épargner du temps. Dans le cas des photos, leur identification et leur datation doivent être faites le plus tôt possible afin d’éviter que cela ne soit plus possible dans dix ou vingt ans. BAnQ a produit des guides pour aider à la conversion des documents personnels.

Les bases de données ADVITAM pour BANQ et celles de Bibliothèque et Archives Canada permettent de repérer une quantité importante de fonds privés.

Les services agréés d'archives privées conservent un certain nombre de ces fonds. De même, il est également utile de consulter le site du Réseau de diffusion des archives du Québec pour parcourir un large éventail de centres d’archives. Des individus, des entreprises ou des communautés peuvent détenir des archives. Ils n’ont aucune obligation de nous donner accès à leurs documents. Il faut donc user de tact et de délicatesse, respecter leurs décisions et être reconnaissant lorsqu’ils acceptent de nous aider.

Dans certaines communautés religieuses, il est courant qu’une biographie soit rédigée et lue lors du service religieux du membre décédé; une copie de ces textes peut être obtenue auprès des communautés concernées. Les annales relatant les événements affectant la communauté sont souvent des sources précieuses, de même que les livres de comptes. Il faut dire que plusieurs communautés possédaient ou géraient des seigneuries importantes.

Les communautés religieuses ayant géré des institutions de charité, des hôpitaux ou des écoles ont souvent conservé les archives de ces œuvres. Ainsi, les Archives du Monastère de l’Hôtel-Dieu de Québec détiennent les registres des malades de l’Hôtel-Dieu de Québec, dont les premières consignations remontent à juin 1689.

Ces registres constituent une source étonnante par la richesse de leur contenu, notamment sur certains ancêtres du XVII^e et du XVIII^e siècle.

• L’intérêt de cette source tient à son caractère continu depuis 1689, à la quantité d'individus inscrits et au caractère unique de certaines informations; outre l’âge du patient et son lieu d’origine, on retrouve des informations sur les activités professionnelles de plusieurs d’entre eux. Ainsi, les soldats, les recrues, les faux sauniers, les employés des chantiers royaux de construction navale et les autres employés du roi étaient bien identifiés puisque ce dernier versait une compensation financière aux religieuses.
• La Société généalogique canadienne-française a informatisé le contenu des registres pour la période allant de 1689 à 1760 et diffuse les données sur cédérom.

Les Archives de l'Archidiocèse de Québec comprennent notamment des listes de confirmés, des registres d’abjurations et les témoignages de liberté au mariage de la région de Québec produits après le 15 avril 1757. Cette dernière source est précieuse pour l’époque de la Conquête. En raison de l’arrivée de nombreux immigrants se prétendant célibataires, les autorités religieuses, dans un souci d’éviter les cas de bigamie, demandaient aux étrangers de se présenter avec deux témoins afin de prouver que la personne désirant se marier était réellement célibataire. Ces témoignages constituent autant de récits de vie.

Enfin, outre l’état civil, les paroisses conservent des cahiers de prônes, des renseignements sur leur cimetière, des livres de comptes, des documents relatifs à la vente des bancs, des listes de confirmés et des recensements ou dénombrements de leurs membres.